Как переоформить отношения с физлицом, которое стало самозанятым
Исполнитель может получить статус самозанятого уже после начала проекта и продолжить выполнять для компании те же задачи. Менять подрядчика или прекращать работу не требуется. Однако с даты постановки на учет меняются правила оформления выплат и налоговые обязанности заказчика.
Главное - не распространять новый статус на прошлые периоды. Самозанятость действует с даты регистрации в качестве плательщика налога на профессиональный доход (НПД), а не с момента, когда стороны начали сотрудничать или подписали договор.
Чем самозанятый отличается от обычного физлица
Если компания выплачивает вознаграждение физическому лицу без статуса самозанятого по договору ГПХ, она, как правило, должна удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. При работе с плательщиком НПД порядок другой: заказчик не удерживает налог и не платит за исполнителя страховые взносы. Самозанятый рассчитывается с налоговой самостоятельно.
Взамен у компании появляется обязанность получать и хранить чек, сформированный исполнителем в приложении "Мой налог", на каждую выплату. Поэтому при смене статуса важно разделить документы и платежи: те, что относятся к периоду до регистрации, оформляются по прежним правилам, а последующие - по новым.
С какой даты действуют правила НПД
Начало применения специального налогового режима подтверждает дата постановки на учет. Ее можно проверить в справке о постановке на учет в качестве плательщика НПД по форме КНД 1122035 или в приложении "Мой налог".
До этой даты исполнитель считается обычным физлицом, если у него не было другого подходящего статуса. Выплаты за выполненные работы и оказанные услуги, произведенные до регистрации, нельзя задним числом оформить как доход самозанятого. Даже если стороны позднее договорились продолжить проект на новых условиях, прежние расчеты от этого не меняются.
Нужно ли заключать новый договор
Стороны могут выбрать один из двух вариантов:
1. Оставить действующий договор и оформить к нему дополнительное соглашение. В документе следует указать, что с конкретной даты исполнитель действует как плательщик НПД, а также зафиксировать порядок расчетов и передачи чеков.
2. Завершить прежний договор и подписать новый. Такой способ помогает явно разграничить периоды сотрудничества, особенно если в старом договоре подробно прописаны условия, которые не подходят для работы с самозанятым.
Оба подхода допустимы. Выбор зависит от условий договора и от того, насколько важно компании отдельно зафиксировать старый и новый этапы проекта. В любом случае документы должны отражать реальные даты и обстоятельства. Переписывать соглашения задним числом нельзя.
Старый договор продолжает регулировать работы и выплаты, относящиеся к периоду до регистрации исполнителя в качестве самозанятого. Его не нужно прекращать задним числом: на момент выполнения этих работ исполнитель еще не применял НПД.
Как учитывать уже произведенные выплаты
Если до регистрации компания выплатила исполнителю вознаграждение, удержала НДФЛ и начислила страховые взносы, эти операции остаются оформленными по правилам, действовавшим на дату выплаты. Пересчитывать их как доход самозанятого оснований нет.
По выплатам после постановки на учет заказчик не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы при условии, что исполнитель вправе применять НПД и доход относится к этому режиму. На каждую такую выплату необходимо получить чек. Сам факт заключения дополнительного соглашения или нового договора не заменяет чек и не подтверждает оплату.
Документы за два периода следует хранить раздельно или так организовать учет, чтобы по каждому платежу можно было однозначно установить его дату, основание и налоговый порядок. Это упростит внутреннюю проверку и позволит подтвердить корректность расчетов при запросе контролирующих органов.
Что проверить заказчику и бухгалтерии
Перед выплатой по новым условиям компании стоит убедиться, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Одной устной договоренности недостаточно: запросите подтверждение статуса и зафиксируйте дату его получения.
В договоре или дополнительном соглашении полезно прописать, что исполнитель обязан сообщить об утрате права на применение НПД или снятии с учета. Также стоит определить сроки передачи чеков, порядок приемки результата и действия сторон, если чек не сформирован или статус изменился.
После оплаты бухгалтерии нужно проверить, что чек выдан именно на полученную сумму и содержит корректные сведения о заказчике и услуге. Чек следует сохранить вместе с договором, актом или иными документами, подтверждающими выполнение обязательств.
Ограничение для бывших работников
Особое правило действует, если исполнитель раньше состоял с компанией в трудовых отношениях. Доход от бывшего работодателя не относится к объекту налогообложения НПД, если после увольнения прошло менее двух лет. Это ограничение установлено пунктом 8 части 2 статьи 6 Закона № 422-ФЗ.
Иными словами, недавний сотрудник не может оказывать услуги прежнему работодателю как самозанятый и применять к таким выплатам НПД. В этом случае сторонам необходимо рассмотреть другой законный формат отношений. Ограничение не применяется к ситуации, когда человек прежде сотрудничал с компанией только по договору ГПХ и никогда не был ее работником.
Как избежать ошибок при переходе
Переход на новый налоговый режим не означает, что компания начинает сотрудничать с другим человеком. Меняются условия оформления и расчетов, а не исполнитель. Чтобы не смешать режимы, зафиксируйте дату регистрации, оформите соглашение на будущий период, разделите документы и не относите к НПД выплаты, произведенные раньше.
Если компания взаимодействует с исполнителями через посредника - например, через биржу услуг, - налоговые и договорные обязанности определяются схемой работы с этим посредником. В таком случае заказчик может продолжать оформлять отношения с тем же юридическим лицом, даже если налоговый статус непосредственного исполнителя изменился. Но конкретный порядок нужно сверять с документами и условиями выбранного сервиса.
Правильно оформленный переход позволяет не останавливать проект и одновременно избежать ошибок в налоговом учете. Ключевые ориентиры - дата постановки на учет, корректные документы на каждый период и чек на выплаты, совершенные после получения исполнителем статуса самозанятого.
