При подготовке выставки необходимо заняться не только разработкой проекта, но составлением организационного плана. Его наличие позволит эффективно решить организационные вопросы, а также проконтролировать отдельные этапы подготовки мероприятия. В организационном плане выставочного проекта может содержаться три этапа таких, как:
- подготовительный;
- реализация мероприятия;
- подведение его итогов.
Каждый из этапов отличается определёнными организационными мероприятиями и обеспечивается документами рекламного и информационного характера. На подготовительном этапе предусматривается организационно-документальное оформление выставочного проекта. Времени на подготовку и проведение выставки может потребоваться от двух месяцев до двух лет. Это зависит от их типа и масштаба. В процессе подготовки проекта формируется большое количество документации, а для его реализации может быть составлен организационный план и соответствующий документооборот.
Благодаря выставочной деятельности возможно продвижение товаров на рынке, что также является основной задачей рекламной деятельности. Однако в отличие от других видов рекламы выставочная деятельность имеет определённые преимущества. С помощью стендов можно предоставить ассортимент потенциальным покупателям для наглядного обозрения. В таком случае у покупателей будет возможность получения более подробной информации о продукции, представленной компанией. Основной задачей выставочной деятельности является правильное формирование мнения у посетителей о компании, её продукции (оказываемых услугах).
Сегодня выставки могут быть организованы по специальной программе, разработанной профессиональными специалистами. Благодаря профессиональному подходу при организации данного мероприятия, с учётом всех корпоративных задач компании и деятельности существующих конкурентов, клиент может рассчитывать на успешное их решение.
Следует отметить, что реализация выставки может состоять из следующих этапов:
- создания концептуальной модели, благодаря которой компания может представить свои товары/услуги. Этот этап состоит из анализа задач/целей, выбора места для проведения мероприятия, разработки мероприятий с учётом корпоративной промо-концепции, подготовки рекомендаций, касающихся использования материалов, анализа подготовки компании к мероприятию, составления сметы расходов, ведения переговоров с компанией, занимающейся организацией выставок, определения модели для реализации технических и тактических задач;
- подготовки визуальной концепции мероприятия. На данном этапе разрабатывается дизайн-макет стенда, макеты промо-материалов, а также концепции их представления и реализации, вырабатывается общая стилистика, характерная данному мероприятию;
- подготовки и реализации плана PR-поддержки, включающего поддержку в печатных изданиях, СМИ посредством Интернета и ТВ-новостей;
- реализации мероприятий, которые были запланированы;
- подведения итогов.
