Современные электронные системы решают вопросы управления документоориентированными бизнес-процессами, защиты данных, хранения и использования корпоративных знаний. Поэтому в последние годы постоянно растет интерес к системам электронного документооборота.
Многие, кто имеют отношение к управлению, задумываются о том моменте, когда стоит усовершенствовать работу с документами. Это мероприятие требуется в тех случаях, когда из-за длительной обработки документов могут срываться важные сделки или при теоретической возможности утери важных документов. В большинстве случаев электронную систему документооборота внедряют в компаниях, которые имеют штат сотрудников более ста человек, при этом юридический отдел должен иметь хотя бы два человека. Для автоматизации понадобится специальное программное обеспечение, например, 1с предприятие erp 2.0.
Переход к автоматизированному документообороту начинается с составления схемы движения документов. В разработке проекта должен принимать участие юридический отдел. Учитываются все этапы «жизни» документа на предприятии. Важным этапом является определение прав доступа для разных сотрудников.
Перед непосредственным запуском системы необходимо осуществить подготовку к процедуре работы с документацией. Для этого в специальном журнале, под личную подпись, все участники обязуются следовать установленному регламенту работы. Успешность начального этапа во многом зависит от компетенции руководящего состава. Такой процесс, как автоматизация документооборота, очень важен, а поэтому главной задачей директора является бдительный контроль за внедрением этой системы. Руководство не должно подписывать документы, которые не были внесены в электронную базу.
Опыт показывает, что часть сотрудников первое время может скептически относиться к работе системы. Могут звучать отговорки о том, что процесс внесения документов очень трудоемок и занимает лишнее время или, например, программное обеспечение не подходит к специфике работы конкретного предприятия. Дирекция должна доносить до сотрудников, что системы автоматизации разрабатывались много лет и успешно работают на множестве предприятий. Нужно приучить сотрудников, в случае проблем с работой системы, обращаться в итс компании производителя программного обеспечения.
Нужно неукоснительно следовать линии обязательности перехода на автоматизированный документооборот. Первое время можно стимулировать примерных сотрудников небольшими премиями и, наоборот, вводить санкции к работникам, которые некорректно используют систему. Главное, чтобы процесс внедрения полностью контролировался генеральным директором.
