Специалисты компании ЛЕТОГРАФ завершили проект по тиражированию системы автоматизации процесса согласования договоров в ООО "Конкордия" (крупнейший в России завод по производству полуфабрикатов, входит в АПХ "Мираторг"). Гибкость системы ЛЕТОГРАФ позволила быстро адаптировать типовое решение, разработанное для предприятий АПХ "Мираторг" с учетом особенностей работы с договорами, принятыми в ООО "Конкордия". В частности договоры, которые должны быть согласованы с головным офисом в Москве, проходят стандартнуюпроцедуру согласования.
Договоры, для согласования которых не требуется привлечение московских специалистов, проходят регламентную для ООО "Конкордия" процедуру согласования, отличающуюся от принятой на других предприятиях АПХ "Мираторг". Согласование договоров ведется в привычном для пользователей режиме. Согласующие лица получают уведомление по электронной почте, содержащее гиперссылку для прямого доступа к документу. Документ может находиться на сервере в Калининграде, Санкт-Петербурге или в Москве.Все согласованные договоры автоматически перемещаются в раздел электронного архива, соответствующий департаменту, инициирующему согласование.
При перемещении в архив учитывается также права доступа к документу и степень его конфиденциальности. Единое электронное хранилище ЛЕТОГРАФ содержит не только информацию по договорам, но и все входящие, исходящие и внутренние документы, формируемые на предприятии. Специально разработанный модуль "АРМ Руководителя", размещенный в Москве, позволяет автоматически собирать статистику выполнения согласования договоров между региональными предприятиями и головной организацией.В результате выполнения проекта в ООО "Конкордия" процесс согласования договоров стал более эффективным. Механизм нотификации по электронной почте инициаторов договоров и лиц, их согласующих, позволяет оперативно уведомлять пользователей о необходимости проведения работ по договору, а инициаторов - о необходимости внести те или иные изменения в документ, либо уведомлять их о том, что их договор был согласован (или отказано в согласовании с указанием причины отказа).
"Использование типового для АПХ "Мираторг" решения по согласованию договоров позволило нам существенно повысилась скорость обработки договоров. Хорошо продуманная структура хранилища согласованных договоров и быстрый поиск документов позволяют оперативно найти требуемую информацию" - Руководитель юридического департамента АПХ "Мираторг" Краснов Александр."Мы очень рады, что смогли предложить АПХ "Мираторг" надежное, гибкое территориально распределенное решение, позволяющее упростить процедуру и существенно сократить сроки согласования договоров" - говорит Евгений Визгалов, зам.директора по консалтингу ЛЕТОГРАФ.