Выбор ОАО «Технобанк» системы «ДЕЛО», как базовой для организации корпоративного электронного документооборота, обусловлен надежностью и масштабируемостью решения, учетом и соблюдением всех требований действующих общегосударственных нормативных документов по организации документооборота и делопроизводства, а также опытом РУП «Центр электронного документооборота» по внедрению системы в банковской сфере.

В июле-августе 2010 г. автоматизированы рабочие места сотрудников канцелярии центрального офиса Банка:

• проведено обследование системы управленческого документооборота Банка; • разработаны схемы движения различных типов организационно-распорядительных документов, структура и виды взаимосвязей между ними;• проведена установка системы, настройка БД и справочников с учетом оптимизации процессов подготовки и движения документов;• для создания электронной базы документов настроена опция «Сканирование», установлен и подключен документный сканер;• проведено индивидуальное обучение специалистов;• разработаны шаблоны журналов регистрации документов.

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в канцелярии Банка позволило получить следующие преимущества:• переход от журнальной формы регистрации документов к автоматизированной: быстрая и удобная регистрация входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов (приказы по основной деятельности, приказы о командировании, распоряжения и т.д.) с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.);• оперативный контроль исполнения поручений по документам; • удобный и быстрый поиск информации о документах по любым реквизитам регистрационной карточки (РК);• программное формирование реестров передачи документов, журналов регистрации входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов.

Уже на первом этапе начато построение сложной децентрализованной системы электронного документооборота Банка - обмен документами между центральным офисом и филиалом в г.Минске происходит в электронном виде. Это решило проблему территориальной удаленности филиала (обеспечена возможность совместной работы в рамках единой инфраструктуры) и уменьшило объем нерегистрируемой внутренней корреспонденции филиала.

Проект ведет РУП «Центр электронного документооборота» БГУ - эксклюзивный партнер ЭОС в Республике Беларусь.