В качестве базового решения была выбрана система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).
До внедрения системы электронного документооборота в управлении уже использовалась бесплатная программа, позволяющая вести регистрацию и учет документов. Следующим шагом было решено повысить эффективность взаимодействия между отделами за счет перехода к движению документов в электронном виде. И эту задачу уже невозможно было качественно и надежно реализовать при помощи бесплатно-доступных программ. Для обеспечения регистрации входящих и исходящих документов организации, сканирования документов и организации передачи документов в электронном виде из канцелярии в отделы, руководство Управления приняло решение о приобретении полнофункциональной системы электронного документооборота. Окончательный выбор был остановлен на программном комплексе «ДЕЛО».
В ходе реализации проекта Иркутским управлением Росприроднадзора были поставлены следующие задачи:
-Организация унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами в отделах.-Создание электронного банка некоторой части документов.-Обеспечение оперативной доставки документов для исполнения в отделы.-Организация поиска документов по набору реквизитов или по содержанию электронного документа.-Обеспечение автоматизированного контроля за прохождением и исполнением документов.-Сокращение сроков рассмотрения служебной корреспонденции.-Организация оперативного доступа к документам.-Обеспечение работы с удаленными подразделениями.
В результате реализации первого этапа проекта вся входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в системе «ДЕЛО». Часть документов сканируется и передается в электронном виде для дальнейшей работы с ними.
На последующем этапе проекта планируется полностью исключить движение бумажных документов внутри организации. Для этого будет приобретен промышленный сканер и обеспечен перевод всех документов, поступающих в управление, в электронный вид. В удаленных подразделениях планируется установка дополнительных рабочих мест СЭД «ДЕЛО». Ожидается, что в результате будут обеспечены оперативность и прозрачность в работе с документами.
Все работы по внедрению, настройке и обучению пользователей проводятся специалистами ООО «Информационное агентство «Референт» (Иркутск) - официального партнера компании «Электронные Офисные Системы».