Правильно организованный электронный документооборот позволяет значительно увеличить скорость обработки документов, повысить исполнительскую дисциплину и делать своевременные выводы о качестве исполнения поручений. Неудивительно, что эффективные руководители уделяют системам электронного документооборота (СЭД) все более пристальное внимание. Так, к примеру, поступило руководство Министерства транспорта и связи, Министерства экономического развития и Аппарата Главы и Правительства Чеченской Республики. В этих органах власти ранее уже была внедрена система электронного документооборота, однако, как показал опыт, использование системы не позволяло полностью решать актуальные задачи. После анализа ситуации было принято решение о замене системы на СЭД «ДЕЛО» (разработка компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) eos.ru), успешно эксплуатируемой более чем в 400 администрациях регионов, краев и областей Российской Федерации.
После проведения предпроектного обследования на первом этапе внедрения было установлено и настроено 48 рабочих мест системы «ДЕЛО» для сотрудников Министерства транспорта и связи и Министерства экономического развития. Также было проведено необходимое обучение пользователей и администраторов системы. Таким образом, уже сегодня сотрудники министерств получили возможность пользоваться в своей каждодневной работе всеми функциональными возможностями СЭД «ДЕЛО»: быстрым поиском необходимых документов, удобными инструментами для согласования проектов, механизмами контроля исполнения поручений и многими другими.
На следующем этапе планируется установить дополнительно 150 рабочих мест системы в Аппарате Главы и Правительства Чеченской Республики. Кроме того, планируется перевод существующего бумажного архива в электронный вид, для чего предполагается приобретение поточных сканеров и внедрение опции «Поточное сканирование». В дальнейшей перспективе - внедрение механизма электронной цифровой подписи и постепенный поэтапный переход к полностью электронному документообороту.
Отметим, что Чеченская Республика является одним из лидеров по внедрению электронного документооборота и технологий электронного правительства в Северо-Кавказском федеральном округе. Так, первый проект по созданию информационно-аналитической подсистемы автоматизированной системы управления (ИАП АСУ) в рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия», был выполнен именно в Чеченской Республике.
Все работы по внедрению системы и обучению пользователей обеспечиваются специалистами НПЦ «Космос-2», официального партнера компании «Электронные Офисные Системы».