Все эти процессы будут выстраиваться на базе отечественного программного продукта «1С:Управление производственным предприятием». Работы планируется завершить в декабре 2014 года.
Изначально в компании «РЕЙЛКОМП» оперативные данные получала только бухгалтерия, а в установленных программах отражались лишь показатели по операциям, необходимым для ведения бух. учета. В системе не было актуальной информации по остаткам на складах и потребностям производства. Планирование закупок, статистическую информацию по качеству пользователи вели в отдельных файлах Excel.
Моросанова Татьяна, Финансовый директор: «С момента организации юридического лица в России наше предприятие не выпускало продукцию - осуществлялась подготовка производства, набор и обучение персонала. На стадии становления не было устоявшихся бизнес-процессов, которые нужно было автоматизировать. Несмотря на это, необходимо было сдавать бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с Российским законодательством. Мы выбрали 1С:УПП, потому что эта система позволяет вести и бухгалтерский, и налоговый учет, а также имеет большие возможности для развития — автоматизации производственных процессов и обеспечивающих производство служб»
Первый этап проекта, начавшийся в сентябре 2013 года, успешно завершился в мае 2014 года. В результате автоматизирована работа 7 отделов (администрация, закупки, развитие поставщиков, служба качества, производственно-технических отдел, финансовый отдел и отдел охраны труда) — всего 40 рабочих мест.
Новая система управления предприятием была построена практически с нуля: созданы специальные сервисы по обработке и загрузке данных из Excel для наполнения новой системы УПП; усовершенствовано автоматическое заполнение документов для передачи материалов в производство, разработаны автоматизированная система адресного хранения и система подбора аналогов, специальные механизмы планирования закупок с учетом производственных планов и т.д.
Цифры: в результате внедрения системы сокращение времени на получение необходимой информации на различных участках составило от 12 до 27 %. При этом время на ввод необходимой информации в систему составило от 9 до 14%. Общее сокращение временных издержек составило не менее 10 % рабочего времени. Если учесть, что автоматизировано 40 рабочих мест, то при норме около 170 рабочих часов в месяц — это около 700 часов работы высококвалифицированных сотрудников.
За счет подключения к системе всех ключевых пользователей компании сотрудники стали работать в одном информационном поле. Это позволило компании значительно повысить точность планирования закупок для обеспечения производства; избежать ошибок из-за использования данных, хранящихся в разных версиях файлов Excel; сократить сроки реагирования при возникновении отклонений, обнаружении ошибок в нормативных документах.
Мотылев Константин, системный аналитик компании “Ай-Ти Центр Рыбасова», руководитель проекта: «На определенном этапе проекта встал вопрос приемки заказчиком разработанных механизмов. Как часто бывает на крупных внедрениях, работы по автоматизации выявляют узкие места в работе предприятия, недочеты существующих бизнес-процессов. Для проверки правильности работы системы необходимо было наполнение системы актуальными данными и возникли вопросы «где эти данные взять?», «как эти данные получить?», ведь почти весь объем оперативной информации хранился у разных сотрудников в разных файлах. Чтобы проверить работоспособность системы и в дальнейшем вести в ней нормальную работу сотрудниками заказчика проведена большая работа по актуализации складских остатков, по выверке спецификаций, налажена система согласования спецификаций и заявок на расходование денежных средств, взят под контроль процесс выдачи комплектующих в производство в строгом соответствии со спецификациями».