ЮУрГУ - одно из крупнейших учебных заведений России, в котором одновременно получают знания более 57000 человек. Работу ВУЗа обеспечивают 5000 сотрудников, среди которых более 350 профессоров и 1500 доцентов. В состав университета входит 37 факультетов и 14 филиалов. В 2009 году диплом о высшем образовании получил 175000-й выпускник ЮУрГУ. Университет уже более года участвует в программе "ЕВФРАТ в каждый ВУЗ", в рамках которой в ЮУрГУ был введен курс "Документооборот, администрирование, офисные технологии", построенный на основе системы "ЕВФРАТ-Документооборот". В результате освоения предмета студенты 3-го курса, обучающиеся по специальности "Информационный менеджмент", под руководством сотрудников центра информационных технологий университета разработали план внедрения СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" в административную деятельность ВУЗа.
После оценкии одобрения проекта руководством университета началось полномасштабное внедрение системы, в рамках которого было приобретено 50 лицензий СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" и модуль "Архивариус". В соответствии с планом внедрения, с помощью системы "ЕВФРАТ-Документооборот" будут автоматизированы процессы учета, движения, обработки и хранения входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе различных заявок, служебных записок и договоров. Это позволит систематизировать документооборот и информационные потоки ВУЗа, а также сократить число рутинных операций, выполняемых сотрудниками ЮУрГУ.
На данный момент специалистами международного факультета проводится отладка конфигурации системы, выявление неучтенных документов и бизнес-процессов, а также обучение будущих пользователей. По предварительным расчетам, в результате внедрения СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот скорость регистрации и согласования документов должна увеличиться в 3 раза, а время, затрачиваемое на их поиск и перемещение, сократится в несколько десятков раз. Кроме этого, система построения отчетов и механизм автоматического напоминания о сроках выполнения поручений и заданий позволят значительно повысить уровень исполнительской дисциплины сотрудников университета.