Завершена первая очередь внедрения DocsVision в ОАО «Байкальский целлюлозно-бумажный комбинат». Работы по внедрению системы были начаты 4 февраля 2008 года и завершены 27 марта. Ранее была осуществлена поставка системы на 25 рабочих мест. Проект проводил иркутский партнер DocsVision — ООО «Решение».
ОАО БЦБК (www.bcbk.ru) входит в одну из крупнейших лесопромышленных компаний России «Континенталь Менеджмент», производит и реализует целлюлозу, оберточную бумагу и сопутствующую продукцию. Предприятие расположено на южном побережье озера Байкал (объекта, включенного в список Всемирного культурного наследия ЮНЕСКО), было введено в эксплуатацию в 1966 году.
Основная задача, которую ставило руководство ОАО «БЦБК» перед началом проекта — получение технологичного инструмента контроля исполнения поручений по документам.
Благодаря внедрению DocsVision в ОАО «БЦБК» появилась единая база данных, в которой собран весь комплекс функциональных блоков общего делопроизводства: работа с входящими, исходящими, внутренними документами и служебными записками, организационно-распорядительной документацией, командировочными, протоколами совещаний, договорами, контролем исполнения документов, рабочими ресурсами руководителей и подразделений.
С переходом на DocsVision появилась возможность оперативно отслеживать состояние и исполнение всех документов, вести статистику и получать различные управленческие отчеты. Так, с помощью отчетов по организационно-распорядительным документам оценивается состояние исполнительской дисциплины для дальнейшего учета этих данных при расчете премий сотрудникам. Помощники генерального директора получили инструмент оперативного формирования контрольно-аналитической информации по исполнению резолюций высшего руководства.
Также удалось сократить время, затрачиваемое сотрудниками подразделений на выполнение рутинных операций. Например, сейчас при оформлении документов по командировкам основная часть реквизитов заполняется автоматически. Кроме этого, в DocsVision создана библиотека файлов, содержащая бланки, инструкции, памятки и т.д., что позволяет обеспечить быстрый доступ любого пользователя системы к актуальным версиям документов. В личных папках руководителей и сотрудников настроены собственных шаблоны поручений, согласований, документов, что также значительно позволяет сократить время на их оформление.
Проект внедрения DocsVision в ОАО «Байкальский БЦБК» специалисты ООО «Решение» относят к категории Standard, которая предполагает совместную работу специалистов Заказчика и Исполнителя и рассчитана на решение нескольких бизнес-задач при достаточно большом количестве пользователей.
Одной из особенностей данного проекта стало проведение специалистами ООО «Решение» удаленного экспресс-обследования документооборота предприятия и создание прототипа прикладного решения по его результатам. Удаленное экспресс-обследование для ОАО «Байкальский ЦБК» проводилось параллельно с согласованием договора на внедрение, что позволило существенно сократить сроки проекта. К моменту начала работы проектной группы на территории Заказчика большая часть функциональности была уже подготовлена. Дальнейшей доработки потребовало только 20% разработанного решения. Благодаря этому специалисты ОАО «Байкальский ЦБК» приступили к работе в системе буквально с первых дней.
27 марта были подведены итоги первой очереди проекта и решение передано в промышленную эксплуатацию. Второй очередью планируется тиражирование решения свыше, чем на 25 рабочих мест.