Особенности документооборота в торговой сети "МИР" заключаются в использовании документов разных типов, а также в том, что маршруты согласования документов заранее не определены. В связи с этим возникла необходимость автоматизации процесса утверждения документов. Основным требованием к пилотному решению было наличие функции формирования произвольного маршрута движения документов на этапе инициации процесса согласования.
В рамках пилотного проекта компания "Ай-Теко" разработала рабочий процесс автоматизации согласования документов для корпоративного портала на платформе Microsoft Office SharePoint 2007. Это решение предоставило сотрудникам компании "МИР" широкие возможности для выбора оптимальных вариантов работы с документами в процессе их согласования. Так, сотрудник может не только самостоятельно формировать маршрут прохождения документов, но и выбирать специалистов, ответственных за согласование, задавать сроки рассмотрениядокументов и при необходимости делегировать задачу утверждения другим коллегам.
В функции системы входит информирование заинтересованных сотрудников о ходе процесса утверждения документов, в частности, о задержках на любом из этапов согласования, об отклонении документа одним из ответственных сотрудников и проч. Эксплуатация системы позволяет менеджменту компании "МИР" полностью контролировать процесс утверждения документов, обеспечивает централизованное хранение документации и управление ею, предоставляет возможности быстрого и удобного поиска документов. Кроме того, снижены риски потери документов и существенно сокращены объемы бумажной документации.
"Поставленная заказчиком задача могла быть решена и на основе системы электронного документооборота. Однако с учетом перспектив дальнейшего развития единого информационного пространства в компании "МИР" мы предложили разработать для существующего корпоративного портала рабочий процесс. Microsoft Office SharePoint 2007 обладает функциональностью, удовлетворяющей требованиям систем документооборота. А такие качества, как прозрачность и простота при использовании увеличивают эффективность работы сотрудников и повышаютуровень взаимодействия между подразделениями торговой сети", - подчеркивает Алексей Лямин, директор департамента решений Microsoft компании "Ай-Теко".
"Благодаря разработанному процессу работа с документами стала более быстрой и прозрачной. Ожидаемым результатом стало повышение продуктивности работы сотрудников. Расширение возможностей корпоративного портала позволило нам сделать информационное взаимодействие внутри компании еще более эффективным", — говорит Алексей Лымарь, директор управления информационных технологий компании "МИР".
Справка
ОАО "Магазины электроник "МИР" - одна из крупнейших торговых сетей национального масштаба, насчитывает 49 магазинов по всей России. Заслуги компании на потребительском рынке подтверждены результатами всероссийского конкурса "Золотые сети", в котором компания "МИР" стала победителем в номинации "Бытовая техника и электроника" в 2004 и 2005 годах. Сеть магазинов "МИР" стала победителем престижного конкурса "Брэнд года /Effie -2004", получив золотую премию в номинации "Торговые сети и центры". Подробная информацияо компании - на сайте www.mirinfo.ru.
Компания "Ай-Теко" (www.i-teco.ru) - ведущий российский системный интегратор и поставщик информационных технологий для корпоративных заказчиков - предоставляет услуги по системной интеграции, консалтингу, сервисной поддержке и аутсорсингу, реализует комплексные интегрированные решения в области ИТ-инфраструктуры и информатизации крупных государственных структур, промышленных и телекоммуникационных предприятий, финансовых учреждений, организаций малого и среднего бизнеса. "Ай-Теко" обладает наибольшей практикойпо ИТ-консалтингу и внедрению процессов управления ИТ, изложенных в ITIL. В октябре 2008 года компания "Ай-Теко" ввела в эксплуатацию собственный дата-центр, не имеющий в России аналогов по уровню защищенности от техногенных катастроф, совокупности характеристик и величине. Расположенный на юге Москвы вычислительный центр рассчитан на 800 стойко-мест (более 34000 юнитов), а его площадь составляет 3000 кв.м. Пресс-служба "Ай-Теко"E-mail: press@i-teco.ru