Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» является основой системы автоматизации централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
По данным на июль 2010 г. с программой начали работу почти все федеральные архивы и 80% государственных архивов субъектов РФ. Полностью перешли на ведение АФ4 госархивы приблизительно 25% субъектов Федерации, на следующий год планируется подключение остальных.
Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» передан в:-Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ); -Российский государственный архив древних актов (РГАДА); -Российский государственный исторический архив (РГИА); -Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА); -Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ); -Российский государственный архив экономики (РГАЭ); -Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ); -Российский государственный военный архив (РГВА); -Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ); -Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД); -Филиал Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) в Самаре; -Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД); -Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД); -Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ); -Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) и др.
В 2009 году Федеральным архивным агентством было принято решение о внедрении программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в федеральных, государственных архивах субъектов РФ и муниципальных архивах.
До внедрения программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края использовалась предыдущая версия системы (3.0). Основное отличие этих систем заключается в том, что «Архивный фонд 4.0» - клиент-серверная система, обеспечивающая одновременную многопользовательскую работу, которую поддерживал ПК «Архивный фонд 3.0». В ПК «Архивный фонд 4.0» существенно расширены функциональные возможности, по сравнению с ПК «Архивный фонд 3.0».
Программный комплекс «Архивный фонд 4.0»:-обеспечивает возможность автоматизированного учета кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также документов на электронных носителях;-обеспечивает возможность прикрепления файлов соответствующих форматов к карточкам описания архивных документов на всех уровнях;-обеспечивает информационную поддержку обеспечения сохранности архивных документов, включая возможность формирования паспорта архивохранилища;-обеспечивает возможность формирования структуры архивохранилища, что упрощает работу по топографированию архивных документов;-обеспечивает возможность формирования произвольного количества схем классификации (рубрикаторов) фондов, описей, дел и документов, что позволяет формировать структуры путеводителей по фондам различных каталогов и указателей на уровнях от фонда до документа;-возможность автоматизированного подсчета, проверки и контроля объемных показателей при движении архивных документов;-обеспечивает возможность протоколирования действий пользователей;-обеспечивает возможность перемещения дел из одной описи в другую, в случае переработки описи, перемещение дел из одного фонда в другой;-возможность автоматизированного ведения каталога на основе ЕКДИ Архивного фонда Российской Федерации (2007 г.);-гибкая система поиска информации: - формирование и сохранение поисковых запросов; - поиск по большинству реквизитов архивных документов (более 150 значений); - поиск по текстам прикрепленных электронных документов; - формирование отчетов по результатам поиска;- возможность формирования отчетных документов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.).
В государственных и муниципальных архивах Ставропольского края внедрение программного комплекса «Архивный фонд 4.0» проводила компания «Бизнес ИТ» - партнер ЭОС.