Создано единое информационное пространство по управлению процессами документооборота, объединяющее более 25 территориально-удаленных подразделений 6 предприятий холдинга. По состоянию на июль 2009 года автоматизировано 410 рабочих мест."ТМС групп" - молодая, динамично развивающаяся компания, оперирующая на рынке нефтесервиса в Республике Татарстан и в Российской Федерации в целом. Созданный на базе сервисных предприятий ОАО"Татнефть", холдинг "ТМС групп" обеспечивает эффективное комплексное обслуживание нефтепромыслового и бурового оборудования, осуществляет операционный лизинг, производство оборудования, проведение технической диагностики и экспертизу промышленной безопасности.
Стратегической целью "ТМС групп" является расширение перечня оказываемых услуг при неуклонном повышении их качества, завоевание ведущихпозиций на рынке, развитие экспорта услуг, технологий и продукции. В начале 2008 года руководство холдинга "ТМС групп" приняло решение повысить эффективность деятельности компании на процессном уровне. Приоритетными задачами стали: структуризация информационного потока организации с целью оперативного принятия решения; ускорение договорного процесса для повышения конкурентоспособности организации; обеспечение качественного улучшения процессов обработки документов за счет ликвидации очередей в документообороте; сокращение транспортных затрат при движении документов между территориально удаленными организациями и подразделениями холдинга; сокращение затрат на печать, размножение и хранение бумажных копий документов; снижение трудозатрат на контроль исполнительской дисциплины; повышение эффективности управления.
Специалисты "ТМС групп" провели изучение функционала систем управления процессами и документооборотом. В результате был сделан выбор в пользу построения информационной системы на базе решения компании DocsVision. Подрядчиком для реализации проекта был выбран официальный партнер компании DocsVision - филиал "1С-Рарус" в Казани, обладающий многолетним опытом выполнения корпоративных проектов. Проект по внедрению системы стартовал в апреле прошлого года и проходил в два этапа. На первом этапе было автоматизировано общее делопроизводство компании. Переход к безбумажным технологиям привел ксущественному повышению производительности труда:. В 12 раз ускорился поиск документов;. Снизились транспортные затраты при обработке документов;Эффективная система контроля поручений позволяет экономить более 330 часов в месяц труда менеджеров "ТМС групп";. Оптимизация документооборота позволила в 10 раз ускорить подготовку менеджеров к совещаниям.
В рамках второго этапа внедрения DocsVision был реализован процессный подход к управлению договорами. В системе проводится подготовка проектов, согласование, утверждение, хранение в архиве договоров и доп. соглашений, ведение реестра договоров. Система управления процессами и управления документооборотом интегрирована с системой "1С:Управление производственными предприятием 8" с помощью шлюза DocsVision. На текущий момент срок согласования договоров уменьшился с пяти рабочих дней до одного. Оптимизация маршрута согласования привела к сокращению согласующих лиц с одиннадцати до шести.
Количество пользователей на июль 2009 года составляет 410 человек более чем на 25 территориально-удаленных площадках. За счет использования единых стандартов и методологий в холдинге стало возможным беззатратное подключение к системе электронного документооборота DocsVision новых дочерних обществ. Ведущий юрисконсульт "ТМС групп" Эдуард Шарипов прокомментировал внедрение системы управления документами и бизнес-процессами: "Считаю, что при инициации проекта внедрения общего делопроизводства мы изначально обеспечили его успех. Поскольку остановили свой выбор на одном из вендоров - DocsVision, который входит в четверку сильнейших в этой области по России, а для внедрения пригласили компанию"1С-Рарус", которая в процессе сотрудничества с холдингом "ТМС групп" доказала, что является надежным, стратегическим партнером. В пять раз снижено время на согласование договоров, ведется 100% учетдокументов. В несколько раз снижены временные и транспортные затраты при обработке документов, и, что очень важно для нас, мы получили инструмент для управления персоналом в условиях матричной системы организации труда".