Сеть магазинов запчастей для грузовой техники «СтаКос» насчитывает 20 магазинов в таких городах, как Санкт-Петербург, Воронеж, Пермь, Нижний Новгород, Псков, Великий Новгород, Петрозаводск, Выборг, Мурманск, Кириши. В ассортименте магазинов компании свыше 9000 наименований продукции для грузовой техники SCANIA, VOLVO, MAN, Mercedes-Benz, DAF, IVECO, а также BPW, SAF, ROR, YORK, FRUEHAUF и TRAILOR. ГК «СтаКос» стремиться к высочайшим стандартам ведения бизнеса и данный проект стал для компании еще одним шагом на пути к достижению поставленной цели.
Необходимость автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в компании возникла по многим причинам. Требовалось:
уменьшить временные затраты сотрудников и, в первую очередь, топ-менеджмента компании, на работу с документами и внутренние взаимодействия. усилить контроль за исполнением распоряжений руководства, повысить исполнительскую дисциплину работников и улучшить общий стиль организации работы внутри компании. организовать оперативный и эффективный документооборот между центральным офисом компании, магазинами и региональными филиалами.
Ранее в компании распоряжения руководящего состава оформлялись в стандартном виде, в форме приказов, устных и письменных поручений, протоколов, некоторые задания отправлялись по электронной почте. Топ-менеджмент компании был вынужден отслеживать порученные задания, проверять состояние выполнения каждой задачи, решать ситуации с просроченными поручениями. Все это требовало больших трудозатрат руководства.
Отсутствие должного контроля за выполнением задач или их невыполнение (например, несвоевременное согласование договоров) иногда также приводило и к финансовым затратам. После внедрения новой системы руководству достаточно «пару раз щелкнуть мышкой по нужным кнопкам», и система оперативно выводит на экран подробные отчеты о выданных заданиях, состоянии их выполнения, количестве дней просрочки, результатах согласований. Там же можно посмотреть и список задач для отдельного сотрудника, сроки их реализации. Руководителям удобно просматривать задачи, отслеживать выполнение и контролировать сроки. А самое главное -сил и времени на управление заданиями тратится вполовину меньше.
Технология управления заданиями с помощью новой системы распространяется сегодня на все поручения для сотрудников всех подразделений Группы компаний. С помощью «1С:Документооборот 8» реализован SMART-принцип постановки задач (от англ. Specific-точность, Measurable-измеримость, Achievable-достижимость,Realistic-реалистичность, Timely - своевременность.
Когда задача вносится в систему, она конкретизируется под существующие в решении параметры, и, таким образом, становится измеримой по трудозатратам, определенной во времени, точно сформулированной, что и соответствует принципам построения SMART. Это помогает руководству правильно формулировать задачи и проверять их обоснованность, а также обеспечивает удобство работы с задачами для подчиненных, повышает эффективность выполнения поручений. Для того, чтобы помочь персоналу более эффективно выполнять полученные распоряжения, в компании активно используются напоминания и оповещения системы, функционал которой по этой части был несколько расширен в рамках проекта.
«Я считаю, что любая информационная система должна не только хранить в себе фискальные данные, но и помогать сотрудникам компании решать свои повседневные задачи, исправлять ошибки. Новая система не только оповещает персонал о поступлении задания, но и напоминает теперь о приближающемся сроке выполнения, о просроченных делах» - рассказывает Олег Суворов. Система дублирует оповещения для сотрудников и на электронную почту. В таком случае, работник будет оперативно предупрежден о задании, даже если не использует в текущий момент программный продукт.
Автоматизация блока по управлению заданиями значительно повысила общую исполнительскую дисциплину, обеспечила четкость работы и прозрачность всех поручений. Теперь в компании новый стиль работы: все поручения детальны и ясны для обоих сторон, задачи выполняются в сроки, а переносы задач и сроков четко документируются. Соотношение количества выполненных вовремя задач к просроченным стремится к 4/1, в то время, как на начало проекта оно составляло 1/4, т.е. одна выполненная в срок задача на 4 просроченных.
Помимо управления заданиями в системе полностью автоматизирован документооборот и работа с документацией, ведется учет служебных записок, протоколов. Благодаря использованию новой системы документооборота временные затраты большинства сотрудников компании по части работы с документами сократились на две трети. Оценка трудозатрат проводилась в компании методом экспертных оценок.
Благодаря автоматизации практически полностью решены проблемы при взаимодействии офиса с филиалами и магазинами компании. Ранее, пересылка документов, их согласование, а также другие вопросы по документам, требовали больших трудозатрат. Возникали трудности при срочной пересылке документов - бумаги могли затеряться, попасть к иному адресату. Вследствие этого снижалась оперативность реагирования на запросы с обоих сторон, что нередко приводило и к финансовым потерям. После завершения проекта по автоматизации сгладились все организационные моменты, улучшилась обратная связь. Документы транслируются между подразделениями, при нажатии всего лишь одной кнопки.
«Подводя итоги проекта хочется отметить, что все вышеперечисленные аспекты прямо или косвенно привели к улучшению в работе нашей компании. - отмечает Олег Суворов. -Собственники очень высоко оценивают влияние новой информационной системы на бизнес и удовлетворены полученным от проекта эффектом».